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行政/生产助理

地点:公司总部,明尼苏达州圣路易斯公园

我们正在寻找具有出色沟通技巧和乐观态度的多任务处理大师。候选人应该能够通过处理办公室任务、通过电话、邮件和电子邮件提供礼貌和专业的帮助来协助管理层,并且在工作场所通常是有帮助的和积极的存在。

要想成为一名成功的行政助理,候选人应该专业、礼貌、细心,同时也要准确。他们应该时刻准备着,反应迅速,愿意直接迎接每一个挑战。行政助理必须熟悉电脑、一般办公任务,并擅长口头和书面交流。最重要的是,行政助理应该真正渴望满足他人的需求。

工作职责
  • 处理办公室任务,例如归档、整理报告、安排会议和重新订购用品

  • 使用计算机将多种报告类型(例如 MS Word 文档、MS Excel 电子表格、MS Visio 绘图)整理成一个 Adob​​e PDF 报告文档。使报告“客户就绪”

  • 打印、复印和装订报告文件

  • 通过美国邮政、FedEx 和 UPS 准备和接收办公室货件

  • 通过电话、电子邮件和邮件保持礼貌和专业的沟通

  • 预测他人的需求,以确保他们的无缝和积极的体验

  • 分配的其他职责,以支持项目团队和公司的生产工作

  • 与指定的项目团队合作,成功完成和管理项目的行政和生产方面;这包括以下内容

    • 根据需要上传项目模板

    • 在内部跟踪系统中搜索先前的报告并根据需要上传文件

    • 从指定的第三方供应商处订购监管报告

      • 跟进以确保所有决赛均由供应商完成

      • 如果需要,监督监管报告的返工

    • 项目文件的压缩和电子传输

  • 在整个项目期间作为关键团队成员支持项目团队

    • 发送字段文件夹以启动新项目

    • 将关键物资和文件运送给现场团队

    • 就任何递送问题向 FedEx 咨询

    • 跟进实验室的结果并在需要时提供其他信息

    • 跟踪项目并在专有跟踪数据库中启动更新

应聘者的任职资格
  • 需要高中文凭;优先考虑相关领域的一些大学课程

  • 2年以上行政支持工作经验

  • 必须精通计算机——该职位 90% 是使用计算机管理的

  • 必须能够表现出精湛的组织技能和多任务处理的专家能力

  • 具有文档控制、生产中心支持咨询或专业现场服务人员经验的候选人将被优先考虑

  • 必须表现出以紧迫感和“客户至上”的态度工作的能力——包括内部和外部客户

  • 必须表现出对学习新任务和新技术的兴趣,并能够举例说明最近的经验

  • 精通 Microsoft Word、Excel 和 Outlook,并愿意/能够接受对该职位至关重要的其他软件的培训

  • 出色的时间管理、组织、书面和口头沟通技巧

  • 同时/多任务处理多项计划的能力

  • 强大的分析和解决问题的能力

  • 偶尔会在短时间内要求加班(例如工作到午餐、早到或晚退)

  • 渴望积极主动并为他人​​创造积极的体验

补偿DOQ

 为ca88会员工作,GBC 

ca88会员、GBC (Nova) 是一家私营的多学科咨询公司,成立于 1987 年。我们的足迹遍布全球,总部位于明尼苏达州圣路易斯公园,但我们的团队为美国和国外的客户提供服务。 Nova 在环境管理、合规调查、纠正措施活动、战略能源服务和建筑服务领域提供服务。我们多样化的服务组合创造了多种职业机会,我们努力吸引想要在我们业务的多个领域学习和培养技能的人才。

一般福利公司 (GBC),通常称为 B-Corp,意味着 Nova 正在将我们的价值观与我们的业务实践保持一致。我们认识到我们的角色超越了盈利能力,我们重视我们的环境、我们的社区和我们的员工。除了我们的公司章程,我们还承诺衡量我们在四个关键部分的影响:我们的环境、我们的社区、我们的客户和我们的员工。

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